1. Navn og hjemsted
Foreningens navn er: Jordløse-Trunderup lokalhistoriske forening. Foreningens hjemsted er Jordløse Sogn.
2. Formål og opgaver
Foreningens formål er at oprette og drive et arkiv ved at indsamle, registrere og opbevare lokalhistoriske materialer i form af f. eks. manuskripter, arkivalier, kort, billeder, fotos, lydbåndsoptagelser, film og video m.m., samt under opsyn at gøre materialet tilgængeligt for interesserede, således at gældende tilgængelighedsregler og lovgivning overholdes.
Det indsamlede materiale betragtes som offentlig eje, og dets forbliven som sådan garanteres.
3. Medlemmer
Enhver person med tilknytning til, eller interesse for det gamle Jordløse Sogn kan blive medlem af foreningen.
Bestyrelsen kan efter en enstemmig beslutning udnævne en person til æresmedlem.
4. Generalforsamling
Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen. På foreningens generalforsamlinger har hvert medlem, der har været medlem i mindst 7 dage forud for generalforsamlingen og betalt forfaldent kontingent 1 stemme. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
På generalforsamlingerne afgøres sagerne ved almindeligt stemmeflertal. Til vedtagelse af forslag om vedtægtsændringer og om foreningens opløsning kræves dog, at 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer stemmer for forslagene.
Skriftlig afstemning skal finde sted, hvis blot eet medlem stiller krav herom.
Ordinær generalforsamling afholdes een gang hvert år inden udgangen af marts måned. Indkaldelse til den ordinære generalforsamling skal ske med mindst 14 dages varsel ved opslag.
Dagsordenen for den ordinære generalforsamling er:
1. Valg af dirigent.
2. Aflæggelse af beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år til godkendelse.
3. Fremlæggelse af revideret årsregnskab til godkendelse.
4. Behandling af indkomne forslag.
5. Godkendelse af det af bestyrelsen fastsatte kontingent.
6. Valg af bestyrelsesmedlemmer.
7. Valg af 2 bestyrelsessuppleanter.
8. Valg af 2 revisorer.
9. Valg af 2 revisorsuppleanter.
10. Eventuelt.
Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være bestyrelsen i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen.
Ekstraordinær generalforsamling skal finde sted, når et flertal af bestyrelsen eller når 25 medlemmer skriftligt fremsætter krav herom. Krav om ekstraordinær generalforsamling skal vedlægges en dagsorden for generalforsamlingen.
Senest 14 dage efter at bestyrelsen ved formanden har modtaget et sådant krav, skal den ved annoncering i en lokal husstandsomdelt avis med mindst 14 dages varsel indkalde til ekstraordinær generalforsamling til afholdelse senest 6 uger efter modtagelsen af kravet.
5. Bestyrelse
Foreningens daglige ledelse varetages af en bestyrelse på 5–7 medlemmer, der vælges på den ordinære generalforsamling. Valgperioden er på 2 år således, at 3 af bestyrelsens medlemmer er på valg i ulige årstal, og resten (2, 3 eller 4) er på valg i lige årstal. I eventuelle tvivlstilfælde afgøres det ved lodtrækning, hvem der er på valg. Genvalg kan finde sted.
Endvidere vælges hvert år på den ordinære generalforsamling 2 bestyrelsessuppleanter for 1 år ad gangen. Genvalg kan finde sted.
Bestyrelsen konstituerer sig selv med en formand, en næstformand og en kasserer, og fastlægger selv sin forretningsorden.
Bestyrelsen har ansvar for arkivets drift og sørger for en god arkivmæssig opbevaring samt en forsvarlig journalisering og registrering af materialet.
6. Arkivleder
Bestyrelsen udpeger en arkivleder, der er ansvarlig for arkivets drift, samlingernes tilstand samt dets benyttelse i henhold til bestemmelserne.
Arkivlederen holder løbende bestyrelsen orineteret om arbejdet i arkivet. Bestyrelsen ansætter og afskediger øvrige ansatte i samråd med arkivlederen.
7. Kontingent
Bestyrelsen fastsætter det årlige kontingent, der forelægges generalforsamlingen til godkendelse. Årets kontingent forfalder til betaling den 2. januar og skal være betalt senest den efterfølgende 1. juli. Æresmedlemmer er kontingentfrie.
8. Regnskab
Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Bestyrelsen er ansvarlig for, at der føres et efter forholdene betryggende bogholderi, og at der udarbejdes et årsregnskab, der opfylder de til enhver tid gældende bestemmelser.
Foreningens regnskab revideres af 2 revisorer, der vælges af generalforsamlingen. Endvidere vælger generalforsamlingen 2 revisorsuppleanter.
Revisorer og revisorsuppleanter er på valg hvert år på den ordinære generalforsamling.
9. Opløsning
En lovlig generalforsamling kan træffe beslutning om foreningens ophør, når 2/3 af de fremmødte medlemmer stemmer herfor.
I forbindelse med en beslutning om foreningens opløsning udpeger samme generalforsamling et udvalg til efter drøftelse med Assens Kommune og Landsarkivet i Odense, at afgøre hvorledes arkivet anbringes således at det forbliver i offentlig eje og tilgængelighed garanteres, og helst således at foreningen ved en genstart straks kan overtage arkivet.
10. Ikrafttrædelse
Nærværende vedtægter, der er vedtaget på generalforsamlingen den 12. marts 2010, er gældende fra denne dato, og ophæver alle tidligere vedtægter og bestemmelser. § 4 er revideret ved generalforsamlingen den 12. marts 2014.